「議事録、また私が書くの…」と思っているあなたへ
会議のたびに議事録を任されて、ため息をついていませんか？
この記事を読めば、AIを使って議事録を10分で仕上げる方法がわかります。
ただし、やみくもに使うと個人情報が漏れるリスクがあります。
安全な手順もあわせて解説するので、安心して読み進めてください。
AIに渡す前に「個人情報」を消す習慣をつけよう
まず、一番大切なことをお伝えします。
会議のメモには、こんな情報が入りがちです。
- 参加者の名前や部署名
- 取引先の会社名・担当者名
- 売上・予算などの数字
- まだ公表していないプロジェクト情報
これらをそのままAIに貼り付けると、
外部のサーバーに情報が送られることになります。
会社によってはルール違反になる場合もあります。
対策はシンプルです。
AIに渡す前に、個人名や社名を「A社」「Bさん」などに置き換えるだけでOKです。
金額は「〇〇万円」と伏せておくと安心です。
AIで安全に議事録を作る手順
安全な手順はたった3ステップです。
STEP1｜会議中にメモを取る
完璧でなくて大丈夫です。
「予算・来月まで・承認済み」などキーワードをメモするだけでOKです。
STEP2｜個人情報を置き換えてからAIに貼り付ける
名前は「Aさん」「Bさん」、会社名は「X社」に置き換えます。
そのうえで、ChatGPTやClaudeに以下のように入力します。
以下のメモをもとに、
箇条書き・担当者・期限つきの議事録を作ってください。（置き換え済みのメモを貼り付ける）
STEP3｜出力された議事録を確認・復元する
AIが作った議事録を確認して、「Aさん」を本名に戻します。
社内のドキュメントとして保存して完成です。
指示文をテンプレ化すれば、毎回コピペで終わる
毎回同じ指示文を考えるのも手間ですよね。
そこで、指示文ごとメモ帳に保存しておきましょう。
たとえばこんな指示文が使いやすいです。
以下のメモを整理して、議事録を作成してください。
形式は、
①決定事項
②担当者と期限
③次回確認事項
の3つで。
個人名は仮名で出力してください。
この1文を保存しておくだけで、毎回コピペするだけで使い回せます。
一度仕組みを作れば、議事録の悩みは永遠になくなります。
使う前に会社のルールを確認しよう
AIツールを業務で使う場合、会社によってはルールがあります。
たとえば「ChatGPTへの情報入力は禁止」という会社もあります。
まず総務・情報システム部門に確認するのが安心です。
社内でOKが出た場合でも、以下は守るようにしましょう。
- 個人名・社名は必ず仮名に置き換える
- まだ公表前の情報は入力しない
- 出力結果をそのまま共有せず、必ず人の目で確認する
ルールを守れば、AIは強力な「書記係アシスタント」になります。
まとめ
この記事で学んだことを3つに整理します。
- AIに渡す前に、個人名・社名・金額を仮名・伏せ字に置き換えるのが鉄則
- 手順はたった3ステップ。匿名化→貼り付け→確認・復元するだけ
- 指示文をテンプレ化しておけば、毎回コピペするだけで議事録が完成する
個人情報に気をつけるひと手間を守れば、AIは最高の書記係になってくれます。
まず一歩、今日の会議メモで安全に試してみましょう。
